Formació programada: l’ajuda que moltes pimes deixen passar per desconeixement

Cada mes la seva empresa cotitza per formació, però això no garanteix que el seu equip rebi ni una sola hora de curs. Si no es planifica i no es comunica bé, el crèdit es perd. L’anomenada “formació programada per les empreses” és, en la pràctica, una oportunitat: millorar competències dels seus treballadors utilitzant les bonificacions en les assegurances socials. I, no obstant això, milers d’empreses la deixen passar. Li ho expliquem…

Si té treballadors en nòmina, cada mes la seva empresa està cotitzant per formació. Aquesta partida apareix en les assegurances socials, passa desapercebuda en el dia a dia… i, tanmateix, és la clau per a finançar cursos que milloren la qualificació de la seva plantilla.

La normativa parla de “formació programada per les empreses”. Dit en llenguatge planer: és la formació que vostè decideix, orientada a les necessitats reals del seu negoci, i el cost de la qual pot recuperar totalment o parcialment mitjançant bonificacions en les cotitzacions a la Seguretat Social. El problema és que moltes empreses ni ho saben, ni la planifiquen, ni la comuniquen bé. Resultat: el crèdit de formació es queda en res.

Quin tipus de formació entra aquí?

No es tracta de cursos “teòrics” desconnectats del dia a dia. La formació ha de tenir relació amb l’activitat de l’empresa i amb les necessitats actuals o futures dels seus treballadors:

• Actualització normativa (laboral, prevenció, fiscal…).

• Habilitats de gestió, atenció al client, eines digitals.

• Millora de processos interns, qualitat, organització.

Fins i tot es pot utilitzar per a donar contingut real al dret del treballador a 20 hores anuals de formació en el treball, sempre que s’organitzi dins del marc previst en el RD 694/2017.

Qui se’n pot beneficiar?

Aquí ve la part bona: pràcticament qualsevol empresa que cotitzi per formació i tingui centres de treball a Espanya pot accedir a aquest sistema, amb independència de la seva mida o sector.

És igual si el seu negoci és una pime de 5 persones o una companyia amb diversos centres: si cotitza per formació i organitza cursos per als seus treballadors, pot aplicar bonificacions en les assegurances socials fins al límit del seu crèdit.

Com s’organitza la formació (i per què no convé improvisar)

L’empresa pot organitzar els cursos de diferents formes:

• Planificar-los i impartir-los amb mitjans propis, si disposa d’estructura i personal per a això.

• Encarregar l’organització a entitats externes: organitzacions empresarials o sindicals, associacions, entitats de formació inscrites, etc.

• Agrupar-se amb altres empreses, especialment en el cas de plantilles petites, per a gestionar de manera conjunta els seus crèdits, mantenint sempre separat el crèdit de cadascuna.

Sigui quina sigui la fórmula, la condició bàsica és que qui imparteixi la formació sigui una entitat formativa inscrita en el registre corresponent. Si això falla, la bonificació es posa en risc.

El crèdit de formació: diners que són aquí… però que es poden perdre

Cada any, a la seva empresa se li assigna un crèdit de formació, calculat en funció del que va cotitzar per formació en l’exercici anterior i del percentatge que marqui la Llei de pressupostos.

A més, la norma garanteix un crèdit mínim perquè fins i tot les empreses més petites puguin fer alguna acció formativa.

Alguns punts clau que convé tenir presents:

• Empreses noves o amb nous centres: també tenen dret a crèdit quan incorporen treballadors, aplicant els imports fixats en els pressupostos generals de l’Estat.

• Empreses de menys de 50 treballadors: poden demanar, a través del sistema electrònic, acumular el crèdit no consumit i usar-lo en el següent exercici o en els dos següents. Si tampoc s’utilitza en aquest termini… es perd.

• Les empreses poden agrupar-se (sobretot les de menys de 100 treballadors) per a gestionar juntes els seus crèdits, però cadascuna només pot fer servir el seu.

En resum: si no es planifica, si no es comunica a temps o si no s’executen bé els cursos, aquests diners que ja està pagant en les assegurances socials no tornen.

Obligacions de l’empresa que es bonifica

Perquè la formació sigui bonificable no n’hi ha prou amb “fer un curs” i ja està. L’empresa té una sèrie d’obligacions que és important no descurar:

• Informar i, si escau, consultar a la representació legal dels treballadors sobre les accions programades.

• Comunicar l’inici i el final de cada acció formativa a través del sistema electrònic del SEPE/FUNDAE, amb totes les dades: continguts bàsics, dates, horaris, lloc, nombre de participants, tutors, etc.

• Portar un control clar dels costos, identificant-los en comptabilitat sota un epígraf específic de “formació en el treball”.

• Conservar la documentació justificativa durant almenys quatre anys: factures, bonificacions practicades, comunicacions, etc.

• Acreditar l’assistència dels participants mitjançant fulls de signatura o sistemes equivalents, i guardar aquests registres.

• Facilitar i conservar els qüestionaris d’avaluació de qualitat que han d’emplenar els participants en acabar.

• Garantir que, per al treballador, la formació és totalment gratuïta.

• Estar al corrent de pagament amb Hisenda i la Seguretat Social en el moment d’aplicar la bonificació.

Si l’empresa cessa la seva activitat abans que transcorri el termini de conservació, ha de remetre la documentació a l’Administració a través de la Fundació Estatal per a la Formació en l’Ocupació.

Què hi ha de la relació amb l’Administració?

No totes les empreses tenen el mateix interlocutor:

• Si tots els seus centres estan en una mateixa comunitat autònoma, el seguiment i control el porta la comunitat autònoma.

• Si té centres en diverses comunitats autònomes, la competència recau en el Servei Públic d’Ocupació Estatal, que també gestiona, juntament amb la Fundació Estatal, el sistema electrònic de comunicacions.

A efectes pràctics, el que la seva empresa veu és l’aplicació telemàtica on es comuniquen els cursos i, posteriorment, es fa la bonificació en les assegurances socials.

Recordi…

• Cada any la seva empresa té crèdit de formació: si no s’utilitza correctament, es perd.

• Les comunicacions (inici i fi dels cursos) no són un mer tràmit: un error formal pot fer que no sigui bonificable.

• Compte amb contractar formació a entitats no inscrites: pot haver-hi cursos molt atractius comercialment, però si no compleixen requisits, la bonificació està en risc.

• En empreses petites, la possibilitat d’acumular crèdit dos anys és una oportunitat… sempre que algú ho planifiqui i ho mogui a temps.

• En inspeccions i controls, el primer que es demana són: comunicacions, factures, justificants d’assistència i comptabilitat separada. Si no està tot ordenat, comencen els problemes.

Aquí és on entra el valor d’una assessoria que domini bé aquest terreny. No es tracta només de “donar d’alta cursos”, sinó d’acompanyar a l’empresa en tot el cicle:

• L’analitzi del crèdit disponible i la situació de l’empresa (mida, centres, plantilla).

• El disseny d’un pla de formació útil de veritat, alineat amb l’activitat i les necessitats de l’equip.

• La gestió de tota la part administrativa i telemàtica: comunicacions, seguiment, documentació, bonificacions.

• Assegurar-se que no es cometen errors que puguin comportar devolucions o sancions.

Si vol deixar de perdre el crèdit de formació que ja està pagant i convertir-lo en cursos concrets per a la seva gent, és un bon moment per a revisar la situació de la seva empresa i organitzar un pla.

Amb una bona planificació, la formació deixa de ser un cost difús i es converteix en una inversió finançada, en gran part, amb recursos que la seva empresa ja està aportant cada mes.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquesta qüestió.

Una salutació cordial,