Guardar la documentació fiscal només quatre anys pot ser un error

Han passat quatre anys des de la presentació d’un impost i la pregunta sembla senzilla. Podem eliminar les factures i la resta de documentació? No sempre. El termini general de prescripció tributària no s’ha de confondre amb el temps durant el qual determinades dades, crèdits fiscals o deduccions poden continuar produint efectes i, per tant, quedar subjectes a comprovació.

Hi ha una regla que moltes empreses coneixen bé. Les obligacions tributàries prescriuen, amb caràcter general, al cap de quatre anys. A partir d’aquí s’ha estès una conclusió que sembla lògica, però que pot portar a equivocacions. Si han transcorregut quatre anys, tota la documentació fiscal relacionada amb aquest exercici es pot destruir. No necessàriament.

Una cosa és que hagi prescrit el dret de l’Administració a determinar mitjançant liquidació un deute tributari corresponent a un determinat període i una altra de diferent és que certes dades nascudes en aquest exercici hagin deixat de tenir conseqüències fiscals.

Hi ha quantitats que es generen un any i s’aprofiten diversos exercicis després. És precisament en aquests casos en els quals guardar únicament quatre anys de documentació pot ser insuficient.

• Atenció. Abans de destruir documentació fiscal antiga convé comprovar si alguna quantitat, deducció, base o crèdit nascut en aquell exercici continua tenint efectes en exercicis posteriors.

Termini de prescripció de quatre anys versus facultat de comprovar determinats elements fiscals

L’article 66 de la Llei General Tributària (LGT) estableix, amb caràcter general, un termini de prescripció de quatre anys per a diferents drets de l’Administració i de l’obligat tributari. Entre ells es troba el dret de l’Administració a determinar el deute tributari mitjançant la corresponent liquidació.

Però la Llei LGT diferencia aquest dret de la facultat de comprovar determinats elements fiscals. Aquí apareix una qüestió que en la pràctica és fonamental. Un exercici pot estar prescrit a l’efecte de practicar una nova liquidació i, no obstant això, un element nascut en aquell període pot continuar sent rellevant perquè s’utilitza en una declaració posterior que encara no ha prescrit.

Per això no convé identificar automàticament prescripció de l’exercici amb desaparició de qualsevol obligació d’acreditar el succeït en ell.

• Atenció. Que Hisenda ja no pugui liquidar novament un determinat exercici no significa necessàriament que tota la informació procedent d’aquest període hagi quedat fora de qualsevol comprovació.

Compte amb els crèdits fiscals que poden comprovar-se durant deu anys!

La LGT estableix una regla específica per a determinades partides. L’article 66 bis disposa que el dret de l’Administració per a iniciar la comprovació de bases o quotes compensades o pendents de compensació i deduccions aplicades o pendents d’aplicació prescriuen al cap de deu anys.

El còmput comença des de l’endemà d’aquell en què venç el termini reglamentari per a presentar la declaració o autoliquidació corresponent a l’exercici o període en el qual va néixer el dret.

Estem, per tant, davant un termini molt diferent dels quatre anys que habitualment s’empren quan es parla de prescripció tributària.

I té una conseqüència pràctica força evident. Si una empresa conserva un crèdit fiscal per a aprofitar-lo posteriorment, també hauria de preocupar-se per conservar allò que permeti demostrar que aquest crèdit existeix i que està calculat correctament.

• Atenció. Els deu anys no s’han de comptar simplement des de la data de la factura o des del tancament comptable. La llei pren com a referència la finalització del termini reglamentari per a presentar la declaració o autoliquidació en la qual es va generar el dret corresponent.

Les bases imposables negatives

Les bases imposables negatives de l’impost sobre societats permeten comprendre perfectament el problema. Una societat pot generar pèrdues fiscals en un determinat exercici i utilitzar aquestes bases negatives per a reduir bases imposables positives posteriors, dins dels requisits i límits establerts per la normativa.

Això significa que una quantitat nascuda fa anys pot continuar tenint conseqüències fiscals bastant temps després.

L’Administració disposa de deu anys per a iniciar la comprovació d’aquestes bases imposables negatives en els termes establerts per l’article 66 bis LGT.

El TEAC (Resolució 7028/2022) ha afegit una precisió especialment rellevant sobre la prova. Durant aquest termini, el contribuent ha de conservar no solament les autoliquidacions i els llibres comptables, sinó també els suports documentals de les operacions reflectides en ells que permetin justificar la procedència de les BIN.

Dit d’una altra manera, que una pèrdua aparegui perfectament comptabilitzada no significa necessàriament que la seva realitat hagi quedat prou demostrada.

• Atenció. Una anotació comptable no substitueix sempre a la documentació que acredita l’operació. Factures, contractes, justificants bancaris i altres suports poden ser decisius si anys després cal demostrar com es va originar una base imposable negativa.

Què passa quan ja han passat aquests deu anys?

Aquí apareix un matís important. Una vegada transcorregut el termini especial de deu anys, l’Administració perd la possibilitat d’iniciar la comprovació d’aquestes bases, quotes o deduccions en els termes de l’article 66 bis.2 LGT.

Això no significa, tanmateix, que pugui desaparèixer absolutament tota la documentació si el contribuent pretén continuar fent valer aquestes quantitats en exercicis posteriors.

L’article 66 bis contempla que, més enllà d’aquest termini i tret que la normativa específica estableixi una altra cosa, subsisteix l’obligació d’aportar les liquidacions o autoliquidacions corresponents i la comptabilitat quan aquestes partides s’utilitzen en exercicis no prescrits.

Per a les BIN, el TEAC assenyala així mateix la importància d’acreditar el dipòsit de la comptabilitat en el Registre Mercantil durant el termini de deu anys.

Per tant, tampoc és encertat interpretar el desè aniversari com una data universal per a buidar l’arxiu.

• Atenció. Complir deu anys no equival necessàriament a poder eliminar tota la documentació. Si un crèdit fiscal continua pendent d’aplicació, abans de destruir res cal comprovar quina documentació continua sent exigible per a fer-ho valer.

I què passa amb l’IVA?

El problema no queda limitat a l’impost sobre societats. En l’IVA pot passar que una empresa generi un saldo a compensar i vagi traslladant-lo a períodes posteriors. Encara que el període en el qual va néixer aquest saldo sigui antic, el crèdit continua tenint efectes quan s’incorpora a una autoliquidació posterior.

La qüestió important torna a ser la mateixa. No s’ha de confondre la possibilitat de practicar una nova liquidació sobre un període prescrit amb la comprovació d’un crèdit fiscal procedent d’aquell període que continua projectant-se sobre un altre de posterior.

La regulació de l’article 66 bis no es limita a les bases imposables negatives. Parla de bases o quotes compensades o pendents de compensació i de deduccions aplicades o pendents d’aplicació, establint per a la seva comprovació l’esmentat període de deu anys.

• Atenció. Les empreses que arrosseguen habitualment saldos d’IVA a compensar haurien d’extremar l’atenció amb el seu arxiu documental. El fet que l’autoliquidació original tingui més de quatre anys no permet concloure, per si sol, que la documentació hagi deixat de ser rellevant.

Comprovar una dada antiga no significa necessàriament reobrir un exercici prescrit

Aquesta distinció mereix especial atenció perquè pot semblar contradictòria. Com pot Hisenda examinar una cosa ocorreguda fa més de quatre anys si l’exercici ja ha prescrit?

Perquè comprovar l’origen d’una quantitat que està produint efectes actualment i tornar a liquidar el període en el qual va néixer són actuacions diferents.

La LGT separa precisament el dret a liquidar de determinades facultats de comprovació i investigació. L’article 66 bis comença assenyalant que la prescripció dels drets contemplats en l’article 66 no afecta, amb les limitacions que el precepte estableix, al dret de l’Administració a fer comprovacions i investigacions.

Així, la prescripció d’un exercici no converteix automàticament en inalterable qualsevol dada que en procedeixi quan aquesta dada continua tenint conseqüències tributàries posteriors.

• Atenció. No s’hauria d’interpretar una comprovació de dades antigues com si Hisenda pogués sempre tornar a liquidar l’exercici d’origen. Són qüestions distintes i els seus límits també ho són.

La comptabilitat pot no ser suficient

Aquest punt té una importància pràctica enorme. Imaginem una societat que conserva perfectament els seus llibres comptables i les seves declaracions tributàries, però ha eliminat les factures, contractes i altres justificants corresponents perquè havien transcorregut quatre anys.

Anys després pretén compensar una base imposable negativa important. Si l’Administració es troba encara dins del termini legal per a comprovar-la, pot ser necessari demostrar les operacions que van donar lloc a aquella base negativa.

El TEAC ha estat clar al respecte. Dins del termini de deu anys s’han de conservar les autoliquidacions, els llibres de comptabilitat i els suports documentals de les operacions. Si aquests últims no es faciliten, es pot considerar que el contribuent no ha acreditat la procedència de les bases imposables negatives declarades.

Aquí hi ha probablement una de les raons més importants per a revisar les polítiques internes d’arxiu.

• Atenció. Guardar l’impost sobre societats i eliminar les factures que expliquen les seves xifres pot deixar a l’empresa amb una declaració perfectament arxivada, però sense prou mitjans per a acreditar algunes de les quantitats que s’hi consignen.

El termini mercantil cal no oblidar-lo

Als terminis tributaris cal afegir les obligacions mercantils. El Codi de Comerç estableix el seu propi règim de conservació de llibres, correspondència, documentació i justificants concernents al negoci.

Per tant, la política documental d’una empresa no hauria de construir-se mirant exclusivament la prescripció tributària.

Pot existir una obligació fiscal, una altra de mercantil i, a més, raons contractuals, societàries o processals que aconsellin conservar determinats documents durant més temps.

L’error és precisament a buscar una única data vàlida per a tot.

• Atenció. No existeix un termini universal que permeti afirmar que tota la documentació empresarial es pot destruir en una mateixa data. El període de conservació depèn també de la naturalesa del document i dels efectes jurídics que encara pugui produir.

Hi ha documents que poden ser necessaris durant bastant més temps

Les BIN i els saldos fiscals pendents són bons exemples, però no són els únics supòsits que mereixen atenció. Béns d’inversió, amortitzacions, determinades deduccions, subvencions, operacions els efectes de les quals es prolonguen durant diversos exercicis o contractes de llarga durada poden obligar a mirar molt més enrere de l’habitual.

Fins i tot fora de l’àmbit estrictament tributari poden existir procediments judicials, reclamacions, garanties o responsabilitats per a les quals sigui necessari conservar documentació antiga.

Per això, una política d’arxiu basada exclusivament a esborrar automàticament tot el que assoleixi una determinada antiguitat pot acabar eliminant precisament la prova que anys després necessita l’empresa.

• Atenció. Com més prolongats siguin els efectes fiscals, comptables o jurídics d’una operació, menys recomanable és aplicar una eliminació automàtica basada únicament en l’antiguitat del document.

Una política documental és més segura que la regla dels quatre anys

En la pràctica, el més raonable és classificar la documentació.

D’una banda, hi haurà els documents subjectes únicament als terminis ordinaris. D’una altra, aquells relacionats amb bases negatives, quotes pendents, deduccions o altres crèdits fiscals que es puguin utilitzar posteriorment. I hi haurà també documentació vinculada a operacions que, per les seves característiques, aconsellin una conservació superior.

Això permet establir un calendari de conservació molt més fiable que guardar tots els documents durant quatre anys i eliminar-los després de manera indiscriminada.

A més, en un entorn cada vegada més digitalitzat, conservar correctament la documentació no significa simplement emmagatzemar milers d’arxius. També importa que es puguin localitzar, relacionar amb l’operació corresponent i recuperar quan sigui necessari.

• Atenció. Conservar no és únicament guardar. Una factura emmagatzemada durant deu anys, però impossible de relacionar després amb l’operació, contracte o assentament que pretén justificar pot perdre bona part de la seva utilitat probatòria.

Què hauria de revisar una empresa abans de destruir documentació?

Abans d’executar una eliminació periòdica de documentació, convé comprovar quins exercicis estan realment prescrits i, sobretot, si existeixen elements nascuts en ells que continuen desplegant efectes.

Especial atenció mereixen les bases imposables negatives pendents o utilitzades posteriorment, quotes o saldos fiscals pendents de compensació i deduccions aplicades o pendents d’aplicació.

També és convenient comprovar si existeixen béns, contractes, subvencions, procediments o qualsevol altra circumstància que justifiqui mantenir determinats justificants durant un període superior.

La pregunta adequada, per tant, no és simplement “han passat quatre anys?“. És més útil preguntar-se “aquest document continua acreditant alguna cosa que encara pot tenir conseqüències?“.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquesta qüestió.

Una salutació cordial,