LEGALITZACIÓ DE LLIBRES COMPTABLES ABANS QUE ACABI EL MES D’ABRIL: NOMÉS EN FORMAT ELECTRÒNIC I PER VIA TELEMÀTICA

Li recordem que d’acord amb la Instrucció de 12 de febrer de 2015, de la Direcció General dels Registres i del Notariat (DGRN), sobre legalització de llibres dels empresaris, en aplicació del que es disposa en la Llei 14/2013 d’emprenedors, també per aquest any 2016, els llibres d’actes, socis i comptables de l’exercici 2015, només es podran diligenciar en format electrònic i s’hauran de presentar en el Registre Mercantil per via telemàtica.

Si l’exercici comptable es correspon amb l’any natural, de l’01-01-2015 al 31-12-2015, en aquest cas, el termini per realitzar la legalització dels llibres comptables serà fins al 30 d’abril de 2016 en el Registre Mercantil competent.

Recordi que tot empresari haurà de portar els següents llibres:

• Un llibre d’inventaris i comptes anuals
• Un llibre diari
• Un llibre d’actes de les juntes generals i dels òrgans col·legiats de la societat
• Un llibre registre d’accions nominatives
• Un llibre registre de socis (societats limitades)
• Llibre registre de contractes (només societats unipersonals)

Atenció. Els llibres enquadernats en blanc i ja legalitzats només podran ser utilitzats per a comptabilitats, contractes i actes d’exercicis oberts abans de 29 de setembre de 2013.

Recordi que…

• El sistema de legalització de llibres dels empresaris en format electrònic i presentats per via telemàtica en el Registre Mercantil competent, serà aplicable als llibres obligatoris de totes classes respecte d’exercicis oberts a partir del dia 29 de setembre de 2013.

• Tots els llibres que obligatòriament han de portar els empresaris s’hauran d’emplenar en suport electrònic.

• La presentació d’aquests llibres per a la seva legalització en el Registre Mercantil competent per raó del domicili, haurà de ser per via telemàtica, després del seu emplenament, dins dels quatre mesos següents al tancament de l’exercici social.

• No es podran legalitzar per als exercicis iniciats a partir del 29 de setembre de 2013, llibres enquadernats en blanc per a la seva posterior utilització o llibres no enquadernats, també en blanc, i formats per fulls mòbils.

• Respecte d’exercicis iniciats a partir del 29 de setembre de 2013 tampoc serà possible la legalització de llibres en suport paper o en suport electrònic de qualsevol tipus no presentats per via telemàtica.

• Els llibres enquadernats en blanc i ja legalitzats només podran ser utilitzats per a comptabilitats, contractes i actes d’exercicis oberts abans del 29 de setembre de 2013. Una vegada finalitzat aquest últim exercici social, es procedirà al seu tancament mitjançant diligència que s’acreditarà, en el primer enviament telemàtic d’aquests llibres, amb la incorporació d’un arxiu que inclogui la certificació de l’òrgan d’administració que faci constar aquesta circumstància. Si en aquests llibres s’han transcrit amb posterioritat al tancament de l’exercici social citat, assentaments comptables, contractes o actes d’un exercici posterior, es procedirà igualment al tancament del llibre en qüestió, traslladant aquests assentaments, contractes o actes, al llibre corresponent que s’haurà d’enviar telemàticament.

• Totes les actes de reunions dels òrgans col·legiats de les societats mercantils, incloses les decisions adoptades pel soci únic, respecte dels exercicis socials començats a partir del 29 de setembre de 2013, s’hauran de reflectir en suport electrònic i ser presentats de forma telemàtica per a la seva legalització dins dels quatre mesos següents al tancament de l’exercici social.

• En cada exercici s’hauran de legalitzar les actes de l’exercici precedent. Aquest llibre podrà ser únic per a les actes de tots els òrgans col·legiats de la societat, o també un llibre per a cadascun dels òrgans col·legiats. Serà necessari que en cadascun d’aquests llibres consti la data d’obertura i tancament de l’exercici.

• A qualsevol moment de l’exercici social es podran legalitzar llibres de detalls d’actes amb actes de l’exercici corrent a efectes probatoris o de qualsevol altra naturalesa, i sense perjudici que en el llibre d’actes de tot l’exercici s’incloguin de forma obligatòria aquestes actes.

• Els llibres registre de socis o d’accions nominatives, ja legalitzats en blanc, podran ser objecte d’utilització per als negocis jurídics sobre participacions o accions celebrats amb anterioritat al 29 de setembre de 2013. A partir d’aquesta data es procedirà de forma similar a l’establerta anteriorment per al llibre d’actes inclosa la diligència de tancament que s’ha d’incorporar als llibres en blanc ja legalitzats. En tot cas, una vegada inscrita la societat en el Registre Mercantil, s’haurà de legalitzar un llibre, que serà el primer d’ordre, en el qual consti la titularitat inicial dels fundadors. Una vegada legalitzat aquest llibre inicial només serà obligatòria la legalització d’un nou llibre en els quatre mesos següents a la finalització de l’exercici en el qual s’hagi produït qualsevol alteració en la titularitat inicial o successiva de les participacions o accions o s’hi haguessin constituït gravàmens.

• Podran ser objecte de legalització els llibres d’actes d’un exercici determinat sense que ho estigui l’immediatament anterior o anteriors. De la mateixa forma podran legalitzar-se llibres registre d’accions nominatives o llibres registre de socis, encara que resulti del llibre presentat a legalització que no ha estat legalitzat el llibre inicial.

• A l’efecte de rectificació de llibres de qualsevol classe ja legalitzats, s’haurà d’incloure en el fitxer corresponent de l’enviament de rectificació, un arxiu en el qual consti la certificació de l’òrgan d’administració pel qual s’adoni de l’error comès, en unió de l’arxiu rectificat en el qual constaran les dades correctes.

• En cas de pèrdua, sostracció, destrucció física o informàtica, o robatori dels llibres de socis o accions nominatives, es podrà legalitzar un llibre amb el contingut dels llibres inutilitzats per qualsevol causa, sempre que s’acrediti per denúncia policial o per acta notarial els fets anteriorment assenyalats. A aquests efectes s’inclourà l’acta o la denúncia en fitxer annex a la petició de la legalització dels llibres.

• Les societats, sigui quina la data de la seva constitució, que no haguessin legalitzat el seu llibre d’actes, de socis, d’accions nominatives o de contractes de soci únic amb la societat, al moment posterior a la constitució de la societat, bé conformement a la legislació anterior o a la que ara es desenvolupa, i així resulti dels arxius del registre, podran incloure en els primers llibres d’aquestes classes presentats telemàticament, totes les actes i vicissituds de la societat des de la data de la seva constitució fins al dia  de tancament. El valor probatori d’aquests llibres serà estimat, si escau, pels tribunals. A aquests efectes podrà incloure’s, l’acta de la junta general de la societat en la qual es ratifiquin les actes no transcrites en el seu moment i la legalització de les quals ara se sol·licita.

Libres d’actes

Recordi que totes les actes de reunions dels diferents òrgans de govern de la societat (consell d’administració, juntes de socis, etc.) s’hauran de reflectir en suport electrònic i presentar-ho en el Registre Mercantil de forma electrònica per a la seva legalització abans que acabi el mes d’abril de cada any. 

Per tot això, li recomanem que revisi tota la documentació mercantil que hagi pogut generar aquest any 2015 per verificar si ha incorporat actes de juntes o hi ha algun canvi de socis. Li preguem que ens facin arribar una còpia de cadascuna d’aquestes actes abans del dia 31 de març de 2016 per procedir, si escau, a confeccionar els “registres electrònics” necessaris per realitzar la legalització telemàtica de tota aquesta documentació.

Atenció. Totes aquestes actes han d’estar signades per tots els socis.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que pugui tenir sobre aquest tema.