Quina és la funció de la signatura electrònica en la realització de contractes durant la pandèmia de COVID-19?

El despatx Ramells Ramoneda resol els principals dubtes que sorgeixen respecte al funcionament de la signatura electrònica en les àrees de Recursos Humans i l’ús de diferents procediments en aquests casos d’ús.

S’estan produint canvis dràstics en els patrons de treball a tot el món i les consideracions de salut pública enmig del brot de COVID-19 han portat a gairebé totes les grans empreses a implementar entorns de treball remot. Com és normal, les empreses busquen continuar les seves operacions i estudien com adaptar els processos que abans es donaven per descomptat, com pot ser l’execució de contractes. Davant aquesta perspectiva, des de Ramells Ramoneda han volgut aportar més informació a aquesta àrea legal.

L’execució del contracte és com un acord d’encaixada: es transforma en un acord vinculant a nivell llegar. Els advocats generalment manegen l’execució de contractes sense molta discussió però un procés fluid d’execució de contractes es basa en el fet que la majoria de les parts rellevants operin a condicions normals, la qual cosa pot no ser el cas en les circumstàncies actuals en les quals ens trobem. Però primer, entenguem com es realitza habitualment un contracte:

– Les parts indiquen el seu consentiment a un contracte signant manualment en presència de la contrapart i cada part conserva una còpia completament executada per als seus registres. Aquest enfocament té l’inconvenient de requerir que les contraparts es reuneixin en el mateix espai físic o enviïn còpies físiques signades a distància, la qual cosa s’ha tornat particularment problemàtic a mesura que les transaccions comercials es van tornar més globals.

La signatura electrònica és legal a la Unió Europea i, per tant, també a Espanya. Es pot usar per a signar qualsevol tipus de contracte que no s’estableixi una exigència de forma en concret. La llei que estableix, regula i reconeix la legalitat de les signatures electròniques a la Unió Europea és el Reglament (UE) no 910/2014.
En el seu article 25, aquest reglament també conegut com eIDAS, estableix els efectes legals de les signatures electròniques. S’estipula que “l’efecte legal i l’admissibilitat d’una signatura electrònica com a prova en el tribunal no es pot rebutjar amb l’únic motiu que aquesta signatura és en forma electrònica o que no compleix amb els requisits d’una signatura electrònica qualificada”.

Per a transaccions comercials i financeres importants, aquest enfocament ha estat reemplaçat en els últims anys per un escaneig i enviament per correu electrònic d’una pàgina amb la signatura perquè s’adhereixi a un contracte una vegada en la seva forma final. Les parts han arribat a confiar en el lliurament per correu electrònic com a garantia suficient de la fidelitat d’una pàgina de signatura al seu suposat autor, malgrat els riscos de frau per correu electrònic. L’enfocament de signar i escanejar facilita transaccions globals eficients amb la mínima càrrega logística d’accés a l’equip comú en la majoria de les oficines modernes: una impressora, un bolígraf i un escàner.

Però en alguns casos, ni tan sols es pot garantir l’accés a aquestes eines rudimentàries, la qual cosa crea desafiaments per a l’execució de contractes comercials i financers.

Quines altres opcions existeixen per a executar degudament un contracte sense estar presencialment les parts signants?

Existeixen diverses alternatives comunes a la signatura manual, que inclouen, entre altres, la inserció una imatge d’una signatura manual, un signatura mecanografiada o la signatura vocal del document mitjançant una simple trucada telefònica.

– La inserció d’una imatge d’una signatura manual en un document es pot realitzar a través de múltiples aplicacions d’edició de documents, però no requereix que un signant confirmi la seva identitat en aplicar la imatge de la signatura.

– Les signatures mecanografiades impliquen que un signant escrigui la seva intenció d’estar obligat per un contracte per correu electrònic o una altra plataforma de comunicació electrònica.

– Amb tan sols una trucada o fins i tot en una videoconferència és possible signar un contracte amb la veu. Tot això fa que el procés se simplifiqui i que sigui molt més senzill i àgil, ja que l’usuari tan sols necessita parlar per a procedir a la signatura del document sense necessitat de requerir l’ús d’altres sistemes addicionals de verificació.

Els anteriors són exemples de “signatura electrònica”, que es defineix àmpliament per a incloure qualsevol “so electrònic, símbol o procés adjunt o associat lògicament amb un registre i executat o adoptat per una persona amb la intenció de signar el registre”. Encara que les opcions per a la signatura electrònica estan evolucionant ràpidament, ja que es presenten com una opció factible i senzilla en aquest moment amb la finalitat d’obtenir opinions legals de “deguda execució”.